Roots Lab.(ルーツラボ)

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レポート「プロジェクトマネジメント勉強会 by 株式会社diffeasy」

空波です。

5/23(水)、株式会社ウェルクス、株式会社diffeasy(ディフィージー)主催のプロジェクトマネジメント(PM)勉強会に参加してきました(⌯¤̴̶̷̀ω¤̴̶̷́)و✧

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今回、何故参加したのかと言うと・・・何を隠そうdiffeasyさんは今福岡で勢いのあるベンチャー企業!というだけでなく、私の高校時代の先輩の会社だからである(実際PMに興味があることは言うまでもない)。


◾️目次

PMは超重要なのにその勉強会がほとんどない!

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PMは超重要なのにも関わらず、勉強会があまりないそうです。そして、学びがなければ活用できない・・・したがって「PMの重要性と知見を広める」というのが、今回の勉強の主目的のようです。


本勉強会は、福岡でも大盛況で、すぐに満席になったそうです。世の中、PMを学びたい人は結構いますよね。

「田舎の木材工場で起きた奇跡」/「GoodProjectAwardで最優秀賞を取る」ためのプロジェクト計画

最初に登壇した方はdiffeasyの取締役CTO 西 武史さんです。

西さんは2017年の最も素晴らしいプロジェクトを表彰するGood Project Award 2017で最優秀賞を受賞した方です。そのGood Project Award 2017で最優秀賞を取るということを一つのプロジェクトに見立てて、話をしてくださいました。

言いたいことが伝わるか、"相手を徹底分析"

西さんがまず実行したことは、自分が伝えたいことを正しく理解してもらうために相手を知るということでした。
そのために以下を分析したそうです。


1.誰に伝えるか?
2.どのように伝えるか?
3.時間内に伝えられるか?

1. 誰に伝えるか?

やはり、最優秀賞をとるためには審査員に理解して貰わざるを得ません。そのために、まずはどういう特性を持った方が審査員をやるか、ということを分析したそうです。

分析の結果、審査員は4人。そして、システムに詳しくない人が2人、システムに詳しい人が2人。さらに、システムに詳しい人が1人欠席になるかもしれないという事もあり、「システムの深い話はやめよう」というアクション(方針)が一つ決まりました。

2. どのように伝えるか? 3. 時間内に伝えられるか?

誰が審査をするかが分かれば、次はその審査のやり方を知る必要があります。
その審査基準は以下です。


・発表時間:5分
・審査基準:問題の難易度、メンバーの意欲、情報共有の仕組み、効果の素晴らしさ


この審査基準に則る「プレゼンの構成を考える」というのが次のアクションになります。その結果、構成は以下のように決まりました。


【プレゼンの構成】
・自己紹介(最小限)
・プロジェクトの紹介
・どのように解決したか
・どうなったか


さらに、シチュエーションを分析したところ、
イベントは朝9時から19時までの長丁場で、西さんが発表する時間は、18時くらいだという事がわかりました。
つまり、みんな疲れ切っている中での発表です。そこで、西さんが取ったアクションは
「画像多め、つかみが大事」「(発表までに)ひたすら練習!」でした。


そして見事優勝!西さんはたまたま優勝したわけではなく、ゴールから逆算してなるべくして優勝しました。

不確実性に情報を与えて確実にする

「何を、どのように、誰が(誰に)、いつまでに」という不確実なものに情報を付加することで、確実にしていくことがプロジェクトを成功に導くための要因であると、西さんは説きます。最後に、おすすめ本も紹介してくださいました。

エンジニアリング組織論への招待 ~不確実性に向き合う思考と組織のリファクタリング


「複雑要件・短納期」で実践したプロジェクトマネジメントとは?

二番目に登壇されたのはdiffeasyのCMOPMPの資格も保有している宮原 智新さんです。

宮原さんは、2017年4月からdiffeasyにジョインし、いきなり"2017年7月納期"のプロジェクトリーダーに任命されました。


さすが白石さん、自分にも他人にも厳しー!

そうして宮原さんが担当したのは、「訪問薬局様向け報告書システム」の構築です。簡単にいうと、「1か月で10000件ほどの報告書をFAXで送付していたものを、Webシステムで解決する」というプロジェクトです。

宮原
2017年4月に入社し、入った瞬間7月3日にリリースが決まっていました。システム詳しい人から見ると、3か月でオーダーメイドで1からシステムを作るの?ってありえないくらい短納期のプロジェクトでした(笑)


しゅ、しゅごい。


さらにプロジェクト体制についてdiffeasyだけでなく、協力会社、(報告書システムを作るための社員マスタシステムを作っている)別会社の3社で開発することになったようです。したがって、要件も非常に複雑でした。

プロジェクトマネージャーの仕事はコミュニケーション

いきなりアサインされた宮原さんですが、そこは過去にもPMの経験があったため、

宮原
基本に立ち返って、持てるスキルを全部出し切れば、実現できないわけでもないと思い、チャレンジすることにしました。
PMの仕事の9割は"コミュニケーション"です。

宮原さんの言葉をお借りすると、PMは「プロジェクトメンバー全員がどうすれば自分の役割に集中できるか、ということを考慮したコミュニケーションをとることが大事」とのことでした。そこで、宮原さんが出した施策が3つあります。


施策1 : コミュニケーション計画
施策2 : 要件・コミュニケーションパスをシンプルに
施策3 : コミュニケーションの阻害要因の解消

施策1 : コミュニケーション計画

メンバーを迷子にさせないためにも、

・どこに何の情報があるか?
・何を見たらよいのか?

を明確に定義したそうです。それをやるためにも可能な限りシンプルにが大事です。

これによって情報のコントロールを可能にしたそうです。

ちなみに、3か月でスプレッドシートは465件、作業タスク(backlog)は237件にまでなったそうです。

施策2 : 要件・コミュニケーションパスをシンプルに

前述のとおり、プロジェクト体制は非常に複雑でした。

【複雑要件】
・複数システム同時開発
・複数担当者/開発会社
・前提のシステム

宮原:
発生したリスクを予測したところ大きく3つあがりました。

1.(前提となる)社員マスタ要件の伝達漏れ?
2.他者の進捗遅れ?
3.他社成果物の品質が悪い?

この中でも「1.(前提となる)社員マスタ要件の伝達漏れ?」のリスクを防ぐために、社員マスタ開発を巻き取りました。こうすることで、他の2、3のリスクを軽減できる(コントロールできる)状態に持って行きました。

付随効果として、お客様(薬局本部だけでなく、総務や人事)とのコミュニケーションパスを構築するということにも寄与したそうです。

施策3 コミュニケーションの阻害要因の解消

そもそも、どういったものが阻害要因か。PMPの代表例をあげられていました。

・薬局のシステムは専門用語が多い(業界知識)
・関係会社と同じ事務所で働いているわけではないので物理的な距離がある(すぐ聞けない)
・お客様の想いをどれだけくみ取れているか(お客様の想い)

そこで、宮原さんが取ったアクションは、協力会社への駐在です。
そして実施したことは3つあります。

気を付けたことは、とにかくエンジニアの方が開発に集中/専念できる環境を構築することだったそうです。

そして、見事にプロジェクトを達成しました!
素晴らしい!

この後の酒、美味いだろうなぁ🍶🍺

PMのコミュニケーションとは

1. 聴くこと → 情報収集
2. 決めること→ 方針決定
3. 伝えること→ 情報発信

この3点をいかに高速回転できるかが、PMとしての良いコミュニケーションを取れているかどうかを決めるとのことでした。

なるほど!!

炎上プロジェクトでのPM術

最後に登壇されたのは、私の先輩でもあり代表取締役CEOでもある白石憲正さんです。


(写真は、貴重な?大学一年時の白石さん)

白石さんは大学卒業後、IBMに入社し、その後独立しdiffeasyを創業されました。

まずは、ヤンキーとヤ◯ザの町、そう福岡は筑豊(の田川)の話で場を盛り上げます。どうやら福岡と東京では民族性の違いがあったようで、前段までのプレゼンの時のノリがイマイチだったようです。

そして、炎上プロジェクトの話へ…

炎上プロジェクトと言えば、お客さんがめちゃくちゃ怒っていたり、納期が間に合わなそうだったり…というのが王道(?)ですが…

まさに炎上!!!

それは2010年4月3日のAM3:33のこと・・・

白石
私のガラケーがめちゃくちゃなるんすよ。30回くらい電話が鳴って、「この酔っ払いめがー(怒)」と思って速攻電源OFFるんですよ。そして次の日の朝を迎えると・・・・

いや、これはもう・・・まさに・・・炎上した話でした。これ、書くとネタバレになっちゃいますので、割愛。

本当は書きたい…(切実)。


言えることは、白石さんは、今まで培ったPMスキルを最大限駆使してこの炎上プロジェクトに立ち向かう事にしたそうです。

WBSクリティカルパスの意識、仮想敵国戦略、…etc.

そして6ヶ月後には、無事鎮火することができました。

白石:
このプロジェクトを通して学んだことは

1.仕事だけがプロジェクトではない
2.全ての事にPMスキルは使える
3.ヒト、モノ、カネの順番が大事

ということです。

なるほど、様々なシチュエーションにおいて、PMスキルというのは有用なわけですね。

しかしながら、このプロジェクト…本当に想像の斜め上を行く炎上でした。

まとめ

今まで、PMの学び方と言えば

・とにかく現場に飛び込み経験を積む
・先輩のやり方をまねる
・失敗を重ねながら改善していく

といった手法が主でした。


しかし今回の学びを通して、PMスキルはただ闇雲に経験するだけではうまく活用することができず(そもそも身につかず)、体系的に学んでこそ身につくものだということが分かりました。関係者のポテンシャルを最大限に高め、様々なプロジェクトを成功裏に導くために、私自身もこれからPMスキルについて勉強していこうと思います。


貴重な機会を作ってくださったウェルクスさん、diffeasyさん、ありがとうございました。

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追伸
diffeasyさんは、リーダーがビジョンを描き、仲間と共有できる目標を持っている、非常に強いチーム(会社)であると感じました。
また、社員同士ただ仲が良いだけでなく、そこには様々な競い合いがあり、継続的かつ発展的に力を発揮できる協力関係が構築できているようです。

応援してますので、これからも頑張ってください!

追伸 その2
白石先輩に「俺の写真、写りわりーのはなんでかっちゃ」と言われたので最新の画像をご提供頂きました。こちらに貼っておきますねー

え?差し替えろって?(; ・`д・´)

【リンク】
株式会社diffeasy(ディフィージー)
株式会社ウェルクス

【本記事の監修】
Roots Lab.
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